Bedrijfsvoering

Paragrafen zijn bedoeld om voor bepaalde onderwerpen een dwarsdoorsnede te geven in de begroting.
In de verschillende programma's treft u de verschillende onderwerpen en taken aan die de gemeente ten behoeve van haar inwoners uitvoert. Daarvoor beschikt de gemeente over een eigen ambtelijke organisatie.
In de paragraaf Bedrijfsvoering zijn onderwerpen opgenomen die de organisatie raken. Voorbeelden hiervan zijn organisatieontwikkelingen, -aanpassingen etc. In een apart hoofdstuk Personeel zijn nog  andere specifieke zaken en kengetallen opgenomen.
Hierna wordt voor de verschillende afdelingen toegelicht welke thema's op het gebied van bedrijfsvoering actueel zijn.

Organisatie

Afdeling Bedrijfsvoering

De afdeling Bedrijfsvoering heeft als belangrijkste taak om te zorgen dat de 3 vakafdelingen, Ruimtelijke Ontwikkeling, Ruimtelijke Beheer en Samenleving hun taken zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Daarnaast adviseert de afdeling het bestuur rechtstreeks over  financiële, juridische en bestuurlijke onderwerpen. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering zijn de volgende taken opgenomen en ondergebracht in verschillende secties, Financiën, P&O, I&A, Facilitair, Juridische Zaken, Inkoop, Vastgoed/Grondzaken, Regiozaken, Coördinatie subsidies en Privacy/informatiebeveiliging.

Huisvesting organisatie
De ambtelijke organisatie is voorgaande jaren gegroeid door de vele bijkomende taakstellingen. Huisvesting van de organisatie is versnipperd en de verduurzaming van de panden krijgt een steeds grotere rol. De raad vergadert op dit moment in de PX, waarbij het opbouwen en afbouwen van een raadsvergadering veel inzet vraagt.  Er wordt gekeken  naar de eisen en wensen op het gebied van ambtelijke huisvesting. Een goede huisvesting kan bijdragen aan een efficiënte maar ook prettige werkomgeving. Dat laatste is van belang omdat de krapte op de arbeidsmarkt ook voor onze gemeente merkbaar is. Er wordt onderzocht of er een mogelijkheid bestaat om een raadszaal te realiseren in één van onze eigen panden, waarbij tevens het ambtelijke huisvestingsprobleem voor de eerste jaren kan worden opgelost.

Procesmanagement
In 2023 is begonnen met een eerste uitvoering van het plan van aanpak procesmanagement. Er is een processenlandschap-pagina gemaakt waarop alle processen van de gemeente gepubliceerd kunnen gaan worden. Op die manier zijn procestekeningen voor eenieder toegankelijk (intern).
In 2023 en 2024 zijn met name de processen vanuit het sociaal domein hierin opgenomen en een aantal generieke processen, zoals het proces WOO, B&W, raad etc. Door de jaren heen zal dit landschap steeds verder en verder gevuld gaan worden.
In 2025 zal procesmanagement zich verder focussen op het uitbreiden van de processen in het landschap, maar ook de uitvoeringsfase m.b.t. procesmanagement. Dit houdt in dat van de huidig beschreven processen ook gestart kan gaan worden met het gestructureerd monitoren en verbeteren van processen. Nu de gemeente ook weer beschikt over een privacy officer is er de wens om in 2025 de samenwerking verder op te zoeken, zodat naast procesgegevens ook kan worden vastgelegd welke soort persoonsgegevens in het proces worden gevraagd.

Informatiemanagement
Digitalisering is tegenwoordig alom aan de orde en raakt de fundamenten van de samenleving. Technische snufjes groeien steeds meer uit naar nieuwe technologieën die in korte tijd onze manier van communiceren en leven zijn gaan bepalen.
Vanuit de samenleving wordt ook verwacht dat de gemeenten daarin meegaan en de inwoners tijd- en plaats onafhankelijke dienstverlening aanbieden. Dat zij op alle momenten, waar dan ook met de gemeente kunnen communiceren. Dat vergt nogal wat van de gemeente.
Kijken we terug naar de afgelopen 10 jaar dan zien we grote veranderingen op het gebied van informatie en automatisering. Waar de focus eerder voornamelijk lag op het op orde brengen van de basis, verschuift dit naar het gebruiken, combineren en beschikbaar maken van informatie. De 21e eeuw wordt nu al ‘de eeuw van de digitale informatierevolutie’ genoemd. Digitale informatie speelt een steeds grotere rol in het maken van keuzes.
Informatievoorziening bij de gemeente Edam-Volendam wordt steeds belangrijker en steeds complexer.
Taken worden vanuit de centrale overheid overgedragen naar de gemeenten. Een toenemende uitwisseling van informatie vindt plaats met ketenpartners, samenwerkingsverbanden en andere overheden. Daarnaast wordt meer en meer nadruk gelegd op transparantie in onze dienstverlening met inwoners, bedrijven en instellingen.
Kortom, de gewenste contacten (informatie) met je burgers en bedrijven delen, vergt innovatiekracht en het toekomstbestendig maken van je informatiebeleid/informatiemanagement. Het inzetten van informatietechnologie speelt een belangrijke rol bij enerzijds het voldoen aan wettelijke verplichtingen, anderzijds in het leveren van optimale dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering.
In het document 'Visie op Informatiemanagement Edam-Volendam 2023-2026' wordt beschreven op welke wijze de gemeente om wil gaan met het hebben en delen van informatie ten behoeve van de bedrijfsvoering en dienstverlening. Maar vooral ook welke trends , ontwikkelingen en wijzigingen er op ons afkomen.
Deze zijn vervolgens ondergebracht in 5 ontwikkelsporen met daaraan de volgende doelen:

• Persoonlijk & Toegankelijk door het realiseren van een persoonlijke en toegankelijke dienstverlening, afgestemd op de behoefte van de collega’s en inwoners, digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet.
• Open & Transparant zijn door actief te werken aan de openheid, transparantie en toegankelijkheid van onze informatie zodat collega’s de juiste informatie op het juiste moment kunnen inzien en de inwoners over dezelfde informatie beschikken als de gemeente.
• Data gestuurd ingebed door te werken aan de groei in volwassenheid op het gebied van data gestuurd werken en het inzetten van data als onderdeel van ons dagelijks werk.
• Flexibel & Wendbaarheid willen we vergroten, samen met doorzettingsvermogen de kracht van een organisatie, door verdergaande ontwikkelingen op het gebied van IV door de organisatie als geheel en de afdeling Bedrijfsvoering.
• Veilig & Verantwoord bezig zijn en weerbaar blijven tegen dreigingen van buitenaf door zorgvuldig en professioneel met de informatie van onze inwoners omgaan.

Op al deze ontwikkelsporen zijn specifieke projecten benoemd, die we vanuit het jaarplan IV 2025 gaan uitvoeren, en die bijdragen aan het behalen van de doelen.

Privacy
Op het gebied van privacy en bescherming persoonsgegevens is en blijft het van belang dat men zich bewust is van de risico’s die kunnen optreden bij (bovenmatige) persoonsgegevens verwerking.
In 2021 trad naar aanleiding van de Toeslagenaffaire het voltallige kabinet Rutte-III af. Naar buiten was gekomen dat onder meer de ‘tweede nationaliteit’ werd verwerkt bij de fraudetool die de Belastingdienst in gebruik had genomen. Ook was prominent in het nieuws het datalek bij de GGD, waarbij privé gegevens – van miljoenen  burgers die waren getest – illegaal werden verhandeld. Dit soort voorbeelden uit de media geeft aan wat de impact kan zijn voor burgers wanneer processen niet goed in kaart zijn gebracht door een organisatie of onvoldoende naar de privacy risico’s is gekeken. Tegelijkertijd zullen we scherp moeten blijven in de samenwerking met externe partijen en goede afspraken maken over verwerking persoonsgegevens.
In het jaarplan Privacy 2025 wordt daarom de nadruk gelegd op de volgende zaken:

1. Contractmanagement en verwerkersovereenkomsten/protocol privacy, met als doel om aan de voorkant van aanbestedingen te bezien of een verwerkersovereenkomst nodig is.
2. Doelmatigheid in de processen, middels aansluiten en organiseren Mens Centraal Digitaal,
3. Verwerkersregister, welke periodiek wordt geactualiseerd.
4. Beantwoorden van AVG-verzoeken van betrokkenen.
5. Training en bewustwording, met als doel het vergroten van de bewustzijn onder medewerkers, afdelingshoofden en teamleiders met omgang van persoonsgegevens en informatieveiligheid.
6. Begeleiding bij het opschonen van verouderde data.
7. Vraagbaak en advies, met als doel de dienstverlening richting onze inwoners te optimaliseren en tegelijkertijd de beschikbare (technische) middelen zo efficiënt als mogelijk in te zetten met de AVG als moreel kompas.
8. Regionaal overleg, met als doel te komen tot nadere afstemming van AVG-beleidsvoering via regionaal verband.

Informatiebeveiliging
Grote cyber incidenten komen steeds vaker voor. Verschillende gemeenten hebben dit helaas aan den lijve ondervonden. Gevolg is een behoorlijke impact op de dienstverlening van de gemeenten. Voorkomen heeft ook voor ons de hoogste prioriteit. Diverse maatregelen zijn genomen, echter de ontwikkelingen op ICT gebied, het veranderende werken, de dynamische “boze” buiten wereld zorgen continu voor nieuwe uitdagingen op het gebied van informatiebeveiliging.
In het Jaarplan informatiebeveiliging 2025 is er daarom aandacht voor concrete maatregelen op het gebied  van mens (medewerkers), techniek (informatiesystemen, netwerk etc.) en organisatie (beleid en processen).
De doelen voor 2025 zijn:

1. Verhogen digitale weerbaarheid, gericht op kantoor- en industriële automatisering.
2. Voldoen aan de BIO, met extra aandacht voor Business Continuïteits Management, SIEM/SOC en IB Beleid.
3. Maatregelen op basis van risico's
4. Cyberveilig gedrag
5. Goede governance informatiebeveiliging
6. ENSIA

Versterken control functie
Vanuit control wordt de nadruk meer gelegd op sturen in plaats van op verantwoorden. Vanuit het Rijk wordt gestuurd op een aantal ratio's, waarvan het weerstandsvermogen een van de belangrijkste is. Het weerstandsvermogen is een graadmeter voor de buffer die een gemeente heeft om haar risico's mee op te vangen. Om hierop te kunnen sturen, is goed risicomanagement van cruciaal belang. Het plan was om in 2024 een plan van aanpak op te stellen om risicomanagement te structureren. De verwachting is dat dit in 2024 niet meer gaat lukken en dat dit in 2025 verder opgepakt zal worden. Met nieuwe tooling kan het benodigde weerstandsvermogen beter worden bepaald met een zogenoemde Monte Carlo analyse. Hierbij wordt met behulp van de verschillende hierboven beschreven gegevens een statistische berekening gemaakt van het benodigd weerstandsvermogen per risico. Hieraan gerelateerd zal ook een update plaatsvinden van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement.

Ook wordt gewerkt aan het verbeteren van het inzicht in liquiditeit op de middellange termijn. Een nieuwe modulen voor meerjareninvesteringen zal hierin ondersteunend zijn. Daarnaast zal er specifiek beleid op investeringen worden opgesteld om meer grip te krijgen op de investeringen. Met deze maatregelen wordt verwacht dat ook beter gestuurd kan worden op de liquiditeit, de financieringsbehoeften beter in beeld komen en daarmee ook investeringsbeslissingen in dit kader beter kunnen worden getoetst aan normen die door de Raad gesteld worden in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement.

Rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording is vanaf 2023 een wettelijke verplichting. De gemeente heeft de afgelopen jaren de verbijzonderde interne controle procesmatig ingericht en verwacht dus zonder problemen aan de regelgeving te kunnen voldoen.  

Afdeling Samenleving

Een betere digitale dienstverlening en monitoring 
In 2025 verloopt een groot deel van ons contact met inwoners digitaal, wat zowel kansen als uitdagingen met zich meebrengt. Aan de ene kant biedt goede digitale dienstverlening en gemakkelijke toegang via onze online kanalen veel voordelen. Inwoners hoeven voor veel zaken niet meer fysiek naar het gemeentehuis te komen, wat het contact voor alle doelgroepen eenvoudiger maakt. Aan de andere kant blijft het essentieel om aandacht te besteden aan de groep inwoners die niet digitaal vaardig is en waarin menselijke interactie een belangrijke rol speelt. Deze inwoners moeten extra ondersteuning krijgen om, waar mogelijk, digitale aanvragen bij de gemeente te kunnen doen. We blijven zorgen voor toegankelijke alternatieven, zoals fysieke loketten en telefonische hulp. 

Het monitoren van onze digitale dienstverlening wordt in 2025 verder ontwikkeld. We willen niet alleen inzicht hebben in de werking van onze dienstverlening, maar ook transparantie bieden aan inwoners en onze gemeenteraad.

We zijn tevreden wanneer:

• Onze website en digitale kanalen begrijpelijk en toegankelijk zijn voor alle inwoners, met aanvullende ondersteuning voor wie dat nodig heeft.
• Fysieke toegang tot de gemeente behouden blijft voor inwoners die niet digitaal actief zijn.
• We beschikken over een applicatie die de monitoring van onze dienstverlening waarborgt, zodat we continu kunnen beoordelen of we op de juiste manier en met de juiste middelen werken.

Monitoringsysteem en samenwerking
We zijn nog bezig met de verdere doorontwikkeling van de raadsmonitor. Het blijft complex om alle gegevens goed te ontsluiten en op juiste manier aan elkaar te koppelen. Samen met onze regionale partners hebben we een gedeeld kader voor gegevensuitwisseling en monitoring opgezet. Dit gezamenlijke beeld stelt ons in staat om zowel binnen de gemeente als met externe partners onze prestaties te vergelijken, te evalueren en te verbeteren. We hebben daarnaast het monitoringsysteem binnen verschillende beleidsterreinen geharmoniseerd en naar een uniform format gebracht.

Samenwerken op complexe casussen 
Voor inwoners met complexe ondersteuningsvragen blijven we intensief samenwerken met verschillende zorgverleners en instanties. Het is in 2025 cruciaal dat er voor deze inwoners duidelijkheid is over wie de regie voert over hun traject en wie hun vaste aanspreekpunt is. We streven in 2025 naar een (deels) geïmplementeerd klantvolgsysteem, waarin de zelfredzaamheidsmatrix en integrale dienstverlening zijn opgenomen.

Alle werkprocessen binnen het Breed Sociaal Loket (BSL) zijn beschreven en onnodige processtappen zijn geëlimineerd. Deze geoptimaliseerde procesbeschrijvingen hebben de basis gevormd van ons klantvolgsysteem, dat in 2024 gedeeltelijk is geïmplementeerd en het andere deel medio 2025 in gebruik wordt genomen. Dit klantvolgsysteem ondersteunt professionals in hun integrale benadering van complexe ondersteuningsvragen, waardoor inwoners efficiënter en gerichter worden geholpen. 

De succesvolle pilot met een Frontoffice binnen de Wmo heeft geleid tot de permanente integratie van deze werkwijze binnen de nieuwe organisatiestructuur van het BSL. Dit model is inmiddels ook toegepast binnen het team Jeugd, en sinds enkele maanden werkt ook het team Werk & Inkomen met een Frontoffice. Daarnaast hebben we een multidisciplinair ondersteuningsteam opgezet, bestaande uit gedragswetenschappers en kwaliteitsmedewerkers, dat de professionals begeleidt bij het maken van de juiste afwegingen in interventies. Dit team zorgt ervoor dat onze dienstverlening nauw aansluit bij de behoeften van inwoners, met een sterke focus op maatwerk en kwaliteit.

Afdeling Openbare Werken

De gemeentelijke organisatie is relatief klein. In de openbare ruimte is op veel gebieden dezelfde kennis nodig als bij een grote gemeente. Op het gebied van duurzaamheid en klimaatadaptatie gaan de ontwikkelingen razendsnel. Daarnaast krijgen we steeds meer te maken met ongewenste ontwikkelingen waarbij wat er hoort te zijn, wordt verdrukt, zoals ganzenoverlast, rivierkreeften en andere dieren of groen.
Het grootste deel van de infrastructuur zoals die nu in Nederland ligt, is niet meer toegespitst op het huidige gebruik, en daarnaast nadert het meeste het einde van de technische levensduur. De reden hiervoor is dat veel infrastructuur in dezelfde periode is aangelegd. De technische uitdagingen waar een gemeente als Amsterdam mee te maken heeft, zijn dus vergelijkbaar met onze uitdagingen. Het is niet realistisch om dezelfde hoeveelheid kennis in huis te hebben, maar toch moeten wij deze uitdagingen het hoofd bieden. Door voortdurend af te wegen tussen zelf uitvoeren en externe expertise inhuren, gaan we deze uitdagingen aan. Goed opdrachtgeverschap is een voorwaarde om samen met de markt de benodigde resultaten voor onze gemeenschap te behalen. Voor nu én richting de toekomst willen we ons hierop voorbereiden.

Goed opdrachtgeverschap van externe partijen
De afdeling Openbare Werken is redelijk traditioneel georganiseerd en kan niet altijd inspelen op externe ontwikkelingen. Het kennisniveau op een aantal gebieden is hoog, maar er ontbreken ook kennisgebieden. De afhankelijkheid van externe inhuur is daardoor groter dan gewenst. Als de afhankelijkheid van marktpartijen toeneemt, is het zaak om te borgen dat de afdeling Openbare Werken een goede opdrachtgever wordt. Hiervoor is de afdeling heringericht, willen we nieuwe kennisgebieden ontwikkelen, en blijven we de afweging maken of we iets in de markt zetten of zelf doen. We willen procesmatig werken met focus op de toekomst, in plaats van ad-hoc brandjes te blussen.
Flexibele organisatie, ingericht op nu en de toekomst
We moeten zowel op de toekomst als op huidige ontwikkelingen zijn voorbereid. Ook het dagelijkse werk, dat niet zal verdwijnen, moet zo optimaal en efficiënt mogelijk worden uitgevoerd. De kracht van Openbare Werken ligt in het blussen van brandjes en de dagelijkse uitvoering. Hier is de gemeente trots op, en dat willen we behouden. Tegelijkertijd willen we dat de afdeling toekomstbestendig is. Daarom wordt de formatie uitgebreid om aan de vraag te kunnen blijven voldoen. Het is belangrijk dat we een interessante en leuke werkgever zijn op het gebied van techniek en openbare ruimte. Echter, er moet ook efficiënter gewerkt worden om dit te financieren. Daarnaast moet in de keten gestuurd worden op een efficiëntere en effectievere samenwerking.

Een interessante en leuke werkgever op het gebied van techniek en openbare ruimte
Voor techneuten lijkt een kleine gemeente vaak minder aantrekkelijk omdat de technische uitdaging kleiner lijkt. Waar een techneut in een grote organisatie slechts een schakeltje is, is de techneut in onze gemeente de hele schakel. Op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau ben je betrokken. Dit is waar we ons als kleine gemeente in onderscheiden, en waar we meer gebruik van kunnen en moeten maken. De werving en selectie van technisch personeel moet worden verbeterd, evenals de ontwikkeling en doorgroei van het huidige personeel. Met de inzet van trainees en stagiairs, en het optimaal benutten van talent, kan dit worden bereikt.

Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Uitvoering wettelijke omgevingstaken volgens kwaliteitscriteria
Om een kwalitatief hoogwaardige en duurzame leefomgeving voor onze inwoners te waarborgen biedt de Omgevingswet de gemeente een aantal instrumenten om daarop te kunnen sturen. Daarin is het aan het bestuur een balans te zoeken tussen enerzijds het individueel belang en anderzijds het algemeen belang van de gemeenschap. De Omgevingswet is inmiddels ingevoerd. Invoering van de Omgevingswet en de uitvoering van de wettelijke regels houdt niet op bij de inwerkingtreding van de wet (januari 2024), maar begint feitelijk dan pas. Vervolgens stellen wij omgevingsprogramma's op en voeren onze wettelijke taken als vergunningverlening, toezicht en handhaving uit. We onderzoeken de huidige processen en passen deze waar nodig aan, om zo aan de nieuwe wet te voldoen.

Overheadkosten (Personeel en Materieel)

Onder 'Overhead' vallen de alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers die niet specifiek toegerekend kunnen worden aan  het primaire proces. Onder het primaire proces vallen voornamelijk de activiteiten van de afdelingen Samenleving, Ruimtelijke Ontwikkeling en Openbare Werken.  De kosten, zoals hierna genoemd, vallen onder één taakveld.

• leidinggevenden  (hiërarchisch), die personele verantwoordelijkheden hebben zoals het voeren van functioneringsgesprekken;
• financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, waaronder planning & control, verantwoording en auditing;
• personeel en organisatie (P&O / HRM) en organisatie- en formatieadvies;
• inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
• juridische zaken: juridische medewerkers op de afdeling bedrijfsvoering of belast met een bedrijfsvoeringstaak;
• bestuurszaken: ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van b&w;
• informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen;
• facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging);
• documentaire informatievoorziening (DIV);
• managementondersteuning en secretariaten primair proces.

Tot dit taakveld behoort niet :

• ondersteuning van de raad, de griffie maakt geen deel uit van de ambtelijke organisatie, dit hoort onder taakveld 0.1;
• archieven met een historische betekenis horen onder taakveld 5.4;

De volgende activiteiten horen ook niet op dit taakveld, maar moeten worden verantwoord op het taakveld van het betreffende  primaire proces:

• medewerkers belast met de uitvoering van specifieke taken in het primaire proces
• de activiteiten van projectleiders en coördinatoren – leidinggevenden zonder personele verantwoordelijkheid;
• Afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften en activiteiten van juristen die primaire taken verrichten zoals vergunningverlening;
• Informatievoorziening en automatisering ten behoeve van primaire proces-systemen moeten worden verantwoord op het taakveld van dat proces;
• een bijdrage aan/van een verbonden partij, zoals een gemeenschappelijke regeling, als vergoeding voor de uitvoering van taken. Deze moet worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waar de verbonden partij werkzaam voor is.

In de onderstaande tabel worden de budgetten weergegeven die op het taakveld Overhead zijn begroot. Deze budgetten zijn ingedeeld naar kostensoort.